Quelles étaient les difficultés rencontrées ?
L’établissement utilisait déjà un logiciel de gestion de la Qualité depuis 2004, pour répondre à la norme ISO 15189, dédiée aux laboratoires.
La fonctionnalité du logiciel arrivait à échéance, et le management de la Qualité quant à lui, s’était largement développé en interne durant toutes ces années. La solution devait ainsi répondre à plusieurs normes différentes (ISO 9001, ISO 15189, ISO 17025, etc.) et à plusieurs types d’utilisateurs différents (plateau technique, laboratoire, services administratifs, plateformes de recherche, etc.).
La demande concernait principalement la gestion électronique documentaire (GED), la déclaration des non-conformités, et les fiches d’action.
La solution doit pouvoir être utilisée de manière simultanée par plusieurs services, tout en proposant une gestion distincte par entité.
Quelles solutions ont été apportées par BlueKanGo ?
La Gestion Electronique Documentaire (GED)
BlueKanGo a mis en place un système de GED complet, permettant à chaque service (entité) de pouvoir accéder à sa propre plateforme. Ainsi, trois bases documentaires ont été créées. Des managers ont été également désignés en interne pour leur gestion.
Grâce à l’outil BlueKanGo, il a été possible de :
- organiser les droits et les accès sur chaque plateforme, en fonction des profils d’utilisateurs ;
- créer une arborescence documentaire, paramétrable par entité, où les collaborateurs ont la possibilité de créer de nouveaux documents ;
- mettre en place un circuit de validation/diffusion des documents, notamment via des workflows et un système d’alerte dédié ;
- disposer d’un système d’incrémentation automatique des versions, pour garantir une traçabilité optimale.
La gestion des non-conformités
Concernant les fiches de non-conformité, BlueKanGo a déployé une application dédiée à la déclaration. Les formulaires de déclaration sont totalement numérisés. Ils peuvent être paramétrés directement par certains profils d’utilisateurs (administrateurs).
Des listes déroulantes et des cases à cocher permettent de gagner du temps dans la saisie des informations. N’importe quel utilisateur peut ainsi déclarer une non-conformité directement à partir de sa plateforme.
Aussi, un calcul automatique de la criticité a été incrémenté dans les formulaires.
Chaque saisie dans le formulaire de déclaration peut être rattachée à des fiches d’actions, des pilotes, des processus, ou encore des analyses de risques.
Les fiches d’action
BlueKanGo a mis en place des fiches d’actions, pour que chaque utilisateur puisse de déclarer une action (action corrective, préventive, d’amélioration, etc.) via un formulaire dédié.
Tout comme la gestion des non-conformités, ces formulaires sont paramétrables et sont entièrement numérisés
Un Plan d’Actions Global centralise l’ensemble des actions. Il est possible de filtrer les actions par provenance (non-conformités, audits, revues de direction, etc.).
Conclusion
L’outil BlueKanGo optimise la gestion des documents du client d’une part, ainsi que le pilotage de la qualité d’autre part.
Les formations dispensées par BlueKanGo en interne ont permis aux gestionnaires de se former sur ce nouvel outil, dans l’objectif d’être autonomes sur sa prise en charge.
En complément de ces applications, le client souhaite également développer d’autres modules dédiés :
- la gestion des audits ;
- la gestion des revues de direction ;
- la gestion des indicateurs ;
- la gestion des risques.
La Gestion Documentaire avec BlueKanGo :
