L’établissement regroupe une communauté d’environ 14 000 professionnels de santé et de salariés. Un établissement dont le mandat comprend la prestation de soins tertiaires et quaternaires, c’est-à-dire des soins nécessitant une hospitalisation, des chirurgies complexes, des interventions d’urgence ou des traitements spécialisés.
Quelles étaient les difficultés de cet établissement ?
Le réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) a été mis à l’épreuve au cours des dernières années. En plus de faire face à une demande croissante de soins et de services, notamment en raison du vieillissement de la population et des séquelles de la pandémie, les établissements doivent faire face à la pénurie de main d’œuvre et à des enjeux de rétention du personnel hospitalier dans le pays, causant surcharge et épuisement des effectifs en place.
À cause de cette contrainte généralisée du secteur, l’établissement souhaite donc mettre en place une stratégie de rétention du personnel, incluant les cadres et les employés, en améliorant l’expérience de collaboration. Une stratégie recommandée par le Ministère de la Santé et des Services Sociaux (MSSS) visant à moderniser le processus d’accueil, d’intégration et probation des nouveaux cadres pour une meilleure expérience des employés et ainsi faire face à la pénurie de main-d’œuvre.
BlueKanGo Canada a donc été sollicité pour le projet de numérisation et de standardisation du programme d’accueil, intégration et probation du personnel Cadre. Les objectifs du projet était de mettre en place une solution numérique qui couvrait les dimensions suivantes de l’expérience employé :
- L’accueil et l’intégration au niveau organisationnel, directionnel et départemental
- L’accessibilité des informations en temps réel via une plateforme numérique d’échanges et de suivis
- L’évaluation (probation et appréciation)
Quelles solutions BlueKanGo propose pour l’amélioration de l’expérience employé ?
Pour enrichir l’expérience globale des collaborateurs, un bon accueil et une bonne intégration aux différents niveaux de l’organisation sont cruciaux. Par conséquent, notre solution visait à optimiser l’ensemble du processus d’accueil et de familiarisation des employés à l’organisation, ce qui se traduirait par une satisfaction et un engagement accrus des employés, ainsi qu’une meilleure communication entre la direction et les employés et un accès plus facile à l’information. Les solutions numériques appliquées comprennent :
Plateforme d’intégration :
BlueKanGo a mis en place une plateforme pour simplifier le processus d’intégration des nouveaux cadres par les Ressources Humaines. Cette plateforme rassemble tous les formulaires nécessaires, y compris ceux pour le processus d’accueil et d’intégration, les accords et politiques, ainsi que l’évaluation en période de probation.
Orientation numérisée :
La plateforme intègre également un programme d’intégration qui offre aux cadres un aperçu complet de l’institution , de sa culture et du rôle qu’ils joueront. Le programme d’orientation est interactif et permet aux cadres de poser des questions et de faire connaissance avec leurs collègues et superviseurs.
Niveaux d’accès contextuel :
La plateforme offre différents niveaux d’accès et d’utilisation à ses utilisateurs (RH, nouveau cadre, superviseur, etc.). Chaque utilisateur a accès à des fonctionnalités et à une utilisation différentes en fonction de son niveau d’accès attribué en temps réel, puisque le logiciel de BlueKanGo s’interface directement par API avec le système informatique des ressources humaines en place. L’outil permet de contrôler et de gérer le niveau d’interaction et d’échanges que les utilisateurs ont avec la plateforme et de veiller à ce que les données sensibles ou les fonctionnalités ne soient accessibles qu’aux utilisateurs autorisés.
Quels résultats ont été constatés par les utilisateurs de la solution ?
Depuis la mise en place de ces solutions numériques, les dirigeants ont fait état de plusieurs résultats positifs, notamment :
Efficacité accrue : la plate-forme d’intégration et programme d’orientation numérisé ont simplifié le processus pour les cadres et réduit le temps consacré aux tâches administratives.
Amélioration de la coordination : Le programme d’orientation numérisé a amélioré la coordination entre les cadres, les RH et leurs superviseurs. L’information dont ils ont besoin est plus accessible. Autrement dit, la plateforme coordonne et gère l’ensemble du processus d’affaires, sans papier et sans retranscription manuel des divers intervenants impliqués dans le processus.
Engagement des employés : Le programme d’orientation numérisé a contribué à créer un sentiment de communauté parmi les cadres et a augmenté l’engagement des employés en donnant aux cadres l’occasion d’apprendre à connaître leurs collègues et leurs superviseurs.
Réduction du stress : les dirigeants ont signalé que la plate-forme d’intégration a réduit le stress associé au démarrage d’un nouvel emploi.
Conclusion
La numérisation 100% personnalisable des projets de numérisation du programme d’accueil, d’intégration et probation des cadres a eu un impact significatif sur l’expérience employé. En optimisant le processus d’intégration, en améliorant la coordination des activités et en renforçant l’engagement des employés, les cadres peuvent se concentrer sur leur travail et se sentir plus à l’aise dans leurs nouveaux rôles. Le succès de ce projet souligne l’importance des solutions numériques dans l’amélioration de l’expérience employé et démontre les bénéfices d’un programme d’intégration des nouveaux employés bien conçu et exécuté. Avec la croissance continue de la technologie, nous pouvons nous attendre à voir davantage d’établissements de santé adopter des programmes similaires à l’avenir.
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