La gestion de l’accueil, de l’orientation et de la probation du personnel, communément appelés onboarding, jouent un rôle vital dans le secteur de la santé. Ce processus est essentiel pour garantir une intégration réussie des nouveaux employés, leur fournir les compétences et les connaissances nécessaires, tout en assurant une évaluation constante de leur performance. Voyons comment mettre en place une solution numérique pour améliorer ce processus dans le secteur de la santé.

Qu’est-ce que le processus d’accueil, orientation, probation du personnel (Onboarding) ?

Le processus d’accueil, orientation, et probation du personnel, également connu sous le nom d’onboarding en anglais, est un ensemble de procédures et d’activités conçues pour accueillir de nouveaux employés dans un établissement de santé. Il vise à familiariser les nouveaux employés avec les politiques, les procédures, la culture de l’organisation, ainsi qu’à les former aux compétences spécifiques requises pour leur poste. Il comprend également une période de probation pour évaluer la performance et s’assurer que les employés répondent aux normes établies.

Comment s’applique-t-elle au milieu hospitalier ?

L’importance de l’onboarding dans le secteur de la santé ne peut être surestimée. Les établissements de santé sont confrontés à des défis complexes en matière de formation et de suivi des employés, ce qui a un impact direct sur la rétention du personnel. La mise en place d’une solution numérique pour gérer le processus d’accueil et d’intégration (AOP) permet de résoudre plusieurs problèmes majeurs. Cela inclut la réduction de la perte de temps, la minimisation des risques d’erreurs, l’amélioration de l’accessibilité à l’information, la facilitation de la communication, et la préservation de la confidentialité. En outre, la personnalisation et le suivi en temps réel des étapes de l’AOP sont essentiels. Grâce à une synchronisation en temps réel et  efficace avec le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH), l’objectif est de garantir un soutien approprié à chaque apprenant, tout en respectant les délais d’évaluation prévus dans le calendrier de l’AOP.

Quels sont les avantages de la numérisation de ce processus ?

La numérisation de l’onboarding dans le secteur de la santé offre de nombreux avantages. Tout d’abord, elle permet de remplacer les documents papier par un module simplifiant ainsi la collecte d’informations en temps réel. De plus, elle réduit les coûts internes liés à la gestion de l’information, tout en offrant des rapports et des tableaux de bord dynamiques pour prendre des décisions opérationnelles et stratégiques éclairées.

La numérisation facilite également l’adaptation et la personnalisation du processus en fonction des besoins spécifiques de chaque établissement de santé. Cette flexibilité permet à la solution d’être mise en œuvre dans divers environnements, et elle est multilingue pour s’adapter à des structures diverses.

Cette transformation numérique joue aussi en faveur de l’amélioration de la rétention du personnel. En facilitant la formation continue, en offrant un suivi en temps réel de la performance, en améliorant la communication interne tout en réduisant la charge administrative et en favorisant la satisfaction des employés, ces outils contribuent à renforcer le lien entre les employés et l’organisation. De plus, ils permettent une rétroaction plus efficace et la reconnaissance des contributions individuelles, tout en offrant flexibilité et équilibre travail-vie personnelle. Dans un secteur de la santé en pénurie de main-d’œuvre, la numérisation se présente comme une stratégie essentielle pour attirer et retenir des employés qualifiés, favorisant ainsi un environnement de travail plus stable et productif.

Bénéfices de la solution numérique AOP

  • Gestion efficace des employés – Le suivi des employés et l’affectation des ressources médicales peuvent être optimisés.
  • Amélioration de la coordination – Les équipes médicales peuvent collaborer plus efficacement et une communication centralisée entre intervenants.
  • Optimisation des processus – Les tâches administratives peuvent être automatisées, réduisant ainsi la charge de travail du personnel administratif.
  • Sécurité et conformité – Les logiciels offrent une gestion sécurisée des données sensibles et peuvent aider à respecter les réglementations en matière de confidentialité.
  • Analyse et rapports – Les logiciels permettent de générer des rapports et d’analyser les données pour évaluer les performances et prendre des décisions éclairées.
  • Évolutivité – Les logiciels SaaS peuvent s’adapter aux besoins changeants du réseau de la santé.
  • Réduction des coûts – Le modèle SaaS élimine la nécessité d’investir massivement dans une infrastructure informatique, réduisant ainsi les coûts de démarrage. Sans oublier la mises à jour automatiques

Est-ce que cette solution peut s’adapter à tous les établissements ?

Cette solution numérique peut être configurée et adaptée pour répondre aux spécificités de chaque établissement de santé. Cette personnalisation permet de reproduire les processus existants, d’introduire des alertes en temps réel, de fournir des analyses dynamiques et de partager des données de manière sécurisée. De plus, cette solution est déjà utilisée avec succès dans plus de 2 500 établissements de santé dans le monde, notamment des CHU, des CIUSSS et des CISSS au Québec.

Conclusion de l’expert

La transition de la gestion des dossiers papier vers une solution numérique, telle que la solution BKG, comporte de nombreux avantages incontestables. Les dossiers papier présentent des problèmes notables, notamment la perte de temps due à la saisie d’informations, le risque d’erreurs, la difficulté d’accès aux informations, le manque de communication et les problèmes de conformité et de sécurité des données. En revanche, la solution numérique BKG offre une gestion efficace des employés, une amélioration de la coordination, une optimisation des processus, une sécurité et une conformité renforcées, la possibilité d’analyser et de générer des rapports, une évolutivité pour s’adapter aux besoins changeants, une réduction des coûts grâce au modèle SaaS (infonuagique), et des mises à jour automatiques pour rester à la pointe de la technologie. En adoptant ces solutions numériques, les établissements de santé peuvent non seulement améliorer la qualité des soins, mais aussi accroître leur efficacité opérationnelle tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des données.

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Éric ROUSSEAU

NOTRE EXPERT QHSE

Éric ROUSSEAU - Expert en transformation numérique chez BlueKanGo Canada depuis plus de 4 ans. Ma mission consiste à superviser, coordonner et participer à toutes les étapes d’intégration d’un logiciel de transformation numérique qui permet l’automatisation des processus Opérationnels, Qualité, HSE et RSE auprès de nos clients.

SOMMAIRE
Simplifier sa gestion de l’accueil, l’orientation et la probation (AOP) ?

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Publié le 1 mars 2024

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