Pour garantir que les actions de Qualité ou en Santé et Sécurité au travail sont respectées et efficaces, il est important de s’autoévaluer en permanence, de tracer les résultats obtenus et de faire évoluer son plan d’action stratégique et opérationnel. Pour cela, rien de tel que la revue des processus (direction) pour définir de nouveaux objectifs. Notre expert en QHSE nous explique comment bien structurer et gagner en performance dans la revue de direction grave à un outil digital.
Revue de direction : Quels sont les objectifs
L’objectif de la revue des processus est de réaliser un état des lieux des actions passées, en cours et futures de la démarche Qualité et HSE auprès de la direction. L’intérêt est de dresser un constat des points forts et des faiblesses de l’entreprise quant au management QHSE et de réfléchir ensemble aux axes d’amélioration envisageables (ressources humaines ou budgétaires, besoins stratégiques et opérationnels).
Plusieurs normes internationales ISO telle que l’ISO 9001 relative au management de la qualité mentionnent cette exigence. Le chapitre 9.3 de l’ISO 900 stipule que “La direction doit, à intervalles planifiés, revoir le SMQ de l’organisme pour s’assurer qu’il demeure pertinent, adéquat et efficace. Cette revue doit comprendre l’évaluation des opportunités d’amélioration et du besoin de modifier le système de management de la qualité, y compris la politique qualité et les objectifs qualité.”
Divers sujets peuvent-être abordés en revue des processus, soit en interne (Nouveaux produits, réorganisation, suivi d’actions, accidentologie…), soit dans un contexte externe (besoins clients, concurrence, veille réglementaire…).
Sous quel format se présente la revue de direction ?
La revue de direction, même si le format reste libre, se présente généralement sous la forme d’une réunion annuelle ou biannuelle.
Comment organiser la revue de direction ?
La revue de direction se déroule en trois étapes clefs pour la préparer au mieux et qu’elle soit le plus concise et efficace possible.
Avant la revue
Selon le besoin recherché au cours de la réunion de direction, vous allez devoir réunir toutes les données nécessaires. Chiffres, procédures, retours d’expérience (RETEX)… Réunissez vos responsables d’actions et pilotes de processus au travers de revues de processus. Ce sont ces derniers qui vont alimenter la revue de direction.
En règle générale, il faut limiter la quantité de données à analyser et veiller à garder un vocabulaire adapté à vos interlocuteurs. Privilégiez les graphiques plus visuels.
Voici les différentes données d’entrées qui peuvent constituer votre socle de discussion :
- Résultats d’audits internes/externes ;
- Risques et opportunités ;
- Enquêtes de satisfaction client ;
- Non conformités et réclamations :
- Indicateurs de performance ;
- Etat des actions engagées depuis la dernière revue ;
- Analyse des changements possibles ;
- Pistes d’améliorations.
Le but ici n’est pas de lister une par une les données mais d’en faire des synthèses qui doit être présenté à la direction avant la réunion afin qu’elle puisse réfléchir en amont à des pistes d’amélioration.
Pendant la revue
Au cours de la première partie de la revue, vous allez présenter les chiffres afin de lancer la discussion avec votre direction. Le reste de la réunion sera consacrée à l’état d’avancement des dossiers en cours ou sur des sujets sensibles. Il est recommandé d’employer le “nous” ou “nos” pour faire passer vos messages et responsabiliser l’ensemble de vos interlocuteurs. La participation de l’ensemble des participants est nécessaire. L’idée est de valoriser les réussites, de comprendre les échecs et de proposer des axes d’amélioration.
A la fin de la revue de direction, vous devrez avoir une vision claire de :
- La structure du système QHSE ;
- Des modifications éventuelles au regard des attentes clients ;
- Des modifications éventuelles de la politique et des objectifs ;
- De l’affectation des ressources nécessaires.
Après la revue
L’idée est de rédiger une synthèse “à chaud”. Vous pourrez alors lister les décisions prises et les actions à mener. Le suivi du plan d’action global est indispensable, il vous servira de base pour la prochaine revue de direction. La clé de la réussite d’une revue de direction réside dans sa préparation. La compilation de données est donc l’élément phare. Elle doit être efficace.
En quoi un outil digital est un gage de performance dans le suivi de vos indicateurs ?
Afin de préparer la revue de direction, appuyez vous sur des outils digitaux pour collecter, centraliser, analyser et illustrer vos données. Vous pourrez alors, en quelques clics, extraire via des tableaux de bord dynamiques tous les indicateurs dont vous avez besoin, les trier et les illustrer sous le format que vous souhaitez (histogrammes, diagrammes, courbes…). Un outil digital vous garantit également un suivi d’action efficace, permettant une remontée d’informations rapide, depuis terrain.
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