Quelle est la définition des non-conformités ?
Une non conformité désigne un dysfonctionnement ou un écart qui survient au cours d’une activité ou d’un processus.
Quelles sont les types de non-conformité ?
Il existe 2 types de NC :
- NC “mineure” : il s’agit de d’un dysfonctionnement facilement identifiable qui n’entraîne pas de conséquences importantes. Ce type de NC peut être rapidement résolu.
Citons par exemple : l’absence de mise à jour de la documentation, le mauvais calibrage d’une machine, etc.
- NC “majeure” (appelé aussi “critique”) : il s’agit d’un dysfonctionnement difficilement repérable et qui peut être très impactant pour la qualité du produit ou du processus concerné.
Citons par exemple : l’expédition de produits non contrôlés, un défaut d’étiquetage allergène sur un produit, etc.
Toutefois un dysfonctionnement peut être identifié comme étant une “ NC mineure” , puis évoluer et être requalifié en “NC majeure”.
Comment détecter des non-conformités (les étapes) ?
Plusieurs étapes sont nécessaires pour gérer les non-conformités
1 – Détecter et enregistrer la non-conformité
Une fois identifiée, la NC doit être enregistrée rapidement pour limiter l’impact.
Tous les salariés sont incités à participer à cette démarche d’amélioration continue.
2 – Mettre en place rapidement des actions correctives
Il s’agit de supprimer ou d’atténuer le risque à la source pour éviter que la situation n’empire.
3 – Analyser les causes possibles
Un groupe de travail dédié est mis en place, avec les acteurs concernés par la NC, pour réaliser une analyse des causes possibles.
Pour cette analyse, vous pouvez vous appuyer sur des méthodes comme le diagrammes des 5M, le QQOQCCP ou l’arbre des causes
4 – Mettre en place les actions correctives
Afin d’éviter que la NC se reproduise, vous allez mettre en place plusieurs actions, que vous allez assigner à vos différents pilotes. Il est important de veiller à ce que chaque pilote dispose des moyens et des ressources nécessaires pour lever les actions correctives.
5 – Suivre les actions et amélioration continue
Pour garantir l’amélioration continue du système, et le suivi des actions établies précédemment, il est possible de se baser sur différents outils comme l’audit interne et l’établissement de tableaux de bord. La mise en place d’indicateurs (KPI/KRI) permet de mesurer la performance globale du système.
Comment gérer efficacement la gestion de ces non-conformités ?
Une solution dédiée s’adapte à la réalité du terrain : collecte et partage de données en temps réel, mise en place et suivi d’actions correctives… Vous limitez le risque d’erreur par l’usage d’un fichier au mauvais format (ou mauvaise version). Vous pouvez également éditer des reportings et des fiches de déclaration de NC en format PDF (ou au Excel). L’objectif est de gagner du temps dans la saisie des informations, grâce à la centralisation et le traitement automatisé des données.
Conclusion de l’expert
La gestion des NC est une mission complexe, qui demande du temps dans le quotidien des Responsables qualité. La collecte et le traitement des informations peuvent être réalisés par un outil numérique :les fiches de NC sont remplies directement sur le terrain, via un smartphone ou une tablette, alertant le service qualité en temps réel.
Un plan d’actions global centralise toutes les actions lancées à partir des fiches de NC. De manière opérationnelle, il est possible d’affecter automatiquement les actions correctives attribuées à chaque pilote.
