Réaliser des audits de sécurité sur les lieux de travail est essentiel pour tout système de management de sécurité proactif. Ils constituent même un levier incontournable des normes internationales ISO*. En tant que QHSE cela peut vite devenir fastidieux sur le terrain. Entre la planification pour que la date convienne à tout le monde, la centralisation des documents, les notes à recopier qui ont pris l’eau (ou le café) et la formalisation de rapports, le parcours de l’audit est un vrai défi.
Pourtant en 2024, des solutions opérationnelles existent, vous simplifiant le quotidien sur le terrain.
🎥 Thibaut Gilles, Ingénieur QHSE vous explique les audits à l’ère digitale (vidéo) :
Un audit, c’est quoi ?
Un audit est une inspection à l’instant t d’une activité, d’une zone, d’un process, afin d’établir un état des lieux documenté avec des éléments de preuve afin de mettre en place un plan d’action d’amélioration continue.
Quels sont les types d’audit ?
Il existe 3 types d’audits :
- Les audits internes, avec un objectif d’amélioration continue.
- Les audits fournisseurs, afin de garantir la conformité réglementaire et la conformité au regard des exigences du clients.
- Les audits de certification afin de donner confiance au client à l’échelle internationale.
Pour chacun des audits, il est important de s’appuyer sur des checklists de contrôle afin de passer en revue l’ensemble des exigences prédéfinies.
Quelles sont les étapes lors d’un audit ?
Pour qu’ils soient le plus efficaces possible, les audits doivent être bien préparés. On peut les découper en
5 étapes clefs :
1ère étape : La planification de l’audit
Elle peut être complexe selon le nombre de participants (responsables de d’atelier, chef d’équipe…).On est vite dépendant du téléphone et de multiples échanges par emails pour garantir que tout le monde soit présent le jour J.
2ème étape : La préparation de l’audit
Lors de la préparation de l’audit, il est important de centraliser tous les documents nécessaires, des plans, les anciens rapport d’audit, des remontées de non conformités ou des rapport d’analyse accident par exemple. La principale difficulté ici réside dans le fait que l’ensemble des documents ne sont généralement pas stockés au même endroit et on a vite tendance à courir de service en service pour tout récupérer.
3ème Étape : La réalisation de l’audit
Lors de l’audit il est important de faire un point sur l’ensemble des précédentes remarques et de passer en revue l’ensemble des éléments figurant dans notre checklist de contrôle. En pratique, il n’est pas toujours simple de réaliser un suivi d’action efficace. Les responsables d’action peuvent changer et la configuration des lieux évoluer.
Étape 4 : La formalisation du rapport d’audit
La formalisation du rapport et la définition de pilotes ou de responsable d’action est très importante pour la traçabilité. Toutefois, en pratique lorsque l’on prend ses notes sur papier, l’exercice de relecture, de recopiage et de formalisation peut être un vrai parcours du combattant extrêmement chronophage.
Dernière étape : Le suivi d’action et des performances
L’objectif du suivi d’actions est de gagner en performance et de mesurer les forces et faiblesses de l’entreprise. L’idée étant de définir les priorités stratégiques et financières. L’utilisation de fichiers papier ou bureautiques oblige généralement le QHSE à extraire lui-même les données, les trier et les illustrer. Une démarche pas toujours évidente
Comment une solution dédiée simplifie les démarches ?
L’utilisation d’un outil dédié aux audits présente plusieurs avantages :
- La centralisation des données (plan, rapports, checklists…) sur une même plateforme accessible sur smartphone directement depuis le terrain.
- L’automatisation permet de planifier les audits et notifier des responsables d’action pour un suivi d’action optimal.
- La formalisation automatique de rapports simplifie la réaction et l’intégration d’éléments de preuve.
- Enfin, l’analyse en temps réel des données statistiques donne la main aux responsables d’activité et à la direction pour extraire et illustrer toutes les données dont ils ont besoin.
Les outils dédiés sont élaborés de manière à être le plus opérationnel possible pour simplifier les missions de terrain et alléger les démarches administratives. Un gain de temps de 40 à 50% pour des missions d’audit.
*exemples normes internationales ISO.
Digitalisez votre Gestion de vos Audits avec BlueKanGo
