Quelles sont les difficultés rencontrées dans le cadre de la gestion des risques fournisseurs ?
Dans le contexte international actuel, les industriels doivent répondre à de multiples enjeux : sécuriser leur chaîne d’approvisionnement, faire face à l’explosion du coût des matières premières, et par ailleurs garantir les critères de sécurité et qualité de leur produit. Ils doivent aussi faciliter la compréhension, le suivi et l’amélioration de la performance RSE de leur réseau de fournisseurs.
Avec toutes ces données d’entrée, l’utilisation de tableurs Excel rend la tâche fastidieuse et chronophage, notamment pour les grandes entreprises en multisites qui ont de nombreux fournisseurs à gérer. L’objectif est d’avoir un taux de couverture des analyses de risques le plus élevé possible, sur un maximum de fournisseurs.
Ces analyses de risques s’inscrivent dans une volonté de démontrer ses engagements en matière de RSE, en choisissant des fournisseurs qui partagent des convictions communes. Et cela passe par le déploiement de tableaux de bord dynamiques, qui peuvent être mis à disposition de la direction, mais aussi du grand public.
La gestion des risques fournisseurs est un outil qui permet de répondre aux exigences RSE qui sont imposées aux entreprises, notamment dans le cadre réglementaire du devoir de vigilance, qui concerne aujourd’hui les entreprises de plus de 5000 salariés.
BlueKanGo a conçu une série d’applications pour répondre aux problématiques liées à la gestion du risque fournisseur RSE et Qualité.
Quelles sont les solutions apportées par BlueKanGo ?
Annuaire fournisseur
Une première application “Annuaire fournisseur” répertorie l’ensemble des fiches fournisseurs. Chaque fiche comporte des informations sur le fournisseur (nom, code ERP, contact), son chiffre d’affaires, ainsi que les catégories d’achats associées (étant donné qu’un fournisseur peut fournir différents produits/services).
En parallèle, l’intérêt était de lier ces fiches fournisseurs aux différents sites, pour pouvoir, à partir d’une fiche de site, accéder aux différents fournisseurs associés (et inversement).
Analyse de risques Qualité et RSE
BlueKanGo a également déployé des applications dédiées aux analyses de risques Qualité et RSE. On distingue deux analyses de risques : les analyses d’homologation (pour l’intégration d’un nouveau fournisseur), ainsi que des analyses de suivi réalisées chaque année.
Il s’agit de lier ces analyses de risques, aux catégories d’achat et au chiffre d’affaires, renseignés dans chaque fiche fournisseur. Le niveau de risque peut ainsi être pondéré ou non, en fonction de ces deux paramètres. En fonction des éléments renseignés dans l’analyse de risque, le logiciel est capable de calculer automatiquement le niveau de risque associé et d’établir des recommandations pour la planification d’audit.
Planification et réalisation des audits Qualité et RSE
Différents types d’audits peuvent être planifiés en fonction des résultats de l’analyse des risques : audit sur site ; audit documentaire ; audit sur site tierce partie (réalisé par des prestataires dédiés). Dans ce cadre, une interface avec un prestataire type EcoVadis serait envisageable pour fluidifier la remontée des données.
BlueKanGo propose une application pour la planification de ces audits, à partir de l’analyse des risques associée. Parmi les informations que l’on retrouve : la date de réalisation de l’audit, le site en question, le/les fournisseur(s) concerné(s), les catégories d’achats, le type d’analyse de risque (Qualité ou RSE), etc.
Lorsque l’on affecte un auditeur responsable (interne ou externe) sur l’outil, ce dernier va ensuite être alerté automatiquement par mail ou notification sur sa plateforme.
Les auditeurs ont la possibilité de réaliser leurs audits sur des formulaires numérisés (et personnalisables) accessibles sur smartphone ou tablette, en mode déconnecté.
Chaque rapport d’audit comporte un score final, établi à partir d’une grille de cotation pondérée à partir de questions établies en interne. La note est ensuite intégrée à la fiche fournisseur associée.
Une fiche d’action est systématiquement lancée à partir de chaque planification d’audit, et cette dernière va être intégrée automatiquement à une application dédiée au Plan d’Actions Global.
Reporting et tableaux de bord
Via la solution BlueKanGo, il est possible d’accéder à sa propre plateforme avec des droits d’accès spécifiques.
Les managers en interne vont avoir accès à la quasi totalité des informations, tandis que la plupart des fournisseurs ne vont pouvoir visualiser que leurs évaluations, leurs fiches fournisseur, et les actions qui leurs sont attribuées dans le Plan d’Action.
Des tableaux de bords et des modules de Business Intelligence (BI) permettent de visualiser la couverture des analyses de risques, sur l’ensemble des fournisseurs.
Ce système permet de présenter des données chiffrées à la direction, tout en mettant rapidement en évidence d’éventuels points de dysfonctionnement dans l’organisation.
Conclusion
Pour optimiser sa gestion des risques, il peut s’avérer intéressant de coupler ces applications à des modules dédiés à la cartographie et à l’analyse des risques, et à la remontée d’anomalies.
L’intérêt étant de disposer d’un système unique dédié à l’analyse des risques en tous genres, tout en garantissant un accès rapide aux différentes données.
