Quelles sont les difficultés rencontrées dans le cadre des audits ?
Pour réaliser leurs audits en interne, les crèches doivent déployer plusieurs grilles d’audits, en fonction des différentes thématiques abordées.
Selon le nombre d’audits à réaliser, notamment dans le cas de contextes multi-sites, la retranscription des informations peut s’avérer relativement difficile :
- A l’issue de leurs audits, les auditeurs doivent d’abord retranscrire sur ordinateur les données issues de leur grille d’évaluation (renseignée sous format papier) ;
- Ils doivent ensuite créer un rapport d’audit (via Excel/Word), qui répertorie l’ensemble des résultats sous la forme de graphiques et/ou de tableaux de bord ;
- Ce rapport doit être partagé par mail à tous les interlocuteurs concernés ;
La réalisation de ces tâches demande du temps aux services qualité, et cette activité peut rapidement devenir chronophage selon le nombre de rapports d’audits nécessaires.
D’autant plus que le service qualité doit vérifier que l’ensemble des fiches d’actions liées aux audits ont bien été renseignées dans le Plan d’Actions Global, et que tous les pilotes associés aient bien été avertis.
BlueKanGo s’est ainsi penché sur ces difficultés, pour déployer un module de gestion des audits dédié et adapté au secteur de la petite enfance.
Quelles sont les solutions apportées par BlueKanGo ?
Plusieurs solutions ont été mises en place afin que les équipes gagnent du temps dans la réalisation de leurs audits sur le terrain.
Les grilles d’audit numérisées
Pour remplacer les grilles d’audits sous format papier, des grilles numérisées sont utilisables directement sur le terrain, via smartphone ou tablette.
Ces grilles peuvent être construites en interne, par les équipes, en fonction des thématiques abordées et des exigences attendues (format de la grille, système de cotation, modèle de rapport attendu, etc). La cotation peut être adaptée en fonction du référentiel choisi, du chapitre, et du critère associé.
Des droits d’accès spécifiques peuvent être mis en place : il est alors possible d’imaginer que le service qualité puisse accéder à l’ensemble des rapports d’audits, tandis que chaque auditeur par site ne peut voir que les évaluations dont il dépend.
BlueKanGo a déployé en parallèle de ces grilles d’audits une application “Annuaire établissement”, qui reporte toutes les informations administratives (adresse, contacts associés, n°SIRET, etc) concernant chaque crèche.
Ainsi, lorsque l’on rentre le nom d’une crèche au démarrage de l’audit, l’ensemble des informations renseignées dans l’Annuaire vont être automatiquement reportées dans la grille.
Grâce à de multiples rubriques déjà pré-remplies, les auditeurs gagnent du temps dans la saisie des informations.
Les fiches d’actions
A partir de la grille d’audit, il est également possible de lier une fiche d’action, associée à l’audit en cours : cette fiche d’action, construite sous le modèle du PDCA, permet de renseigner automatiquement le Plan d’Actions Global de l’établissement.
Les pilotes désignés pour action, sont avertis automatiquement par mail ou notification.
Les modules statistiques
Une fois la grille remplie, le résultat de l’audit est calculé automatiquement par le logiciel en fonction des réponses données sur chaque critère. Le rapport d’audit est édité dans la foulée et transmis aux pilotes/responsables concernés.
Des modules de Business Intelligence (BI) permettent de générer des graphiques et tableaux de bord attrayant, dans le but d’assurer le suivi des performances par l’analyse des données d’évaluation.
La planification d’audit
Pour faciliter la planification des prochains audits à réaliser en interne, BlueKango a également déployé un module de planification des audits.
Grâce à un diagramme de Gantt, le service qualité peut visualiser rapidement l’ensemble des audits à programmer dans les prochaines semaines.
Les auditeurs quant à eux, sont notifiés directement sur leur plateforme de la date et des modalités de l’audit.
Conclusion
L’outil BlueKanGo permet d’optimiser la gestion des audits au sein des crèches et de l’ensemble des structures de petite enfance.
Il s’agit de faciliter le quotidien des auditeurs sur le terrain, en adaptant leurs outils d’évaluation, afin que ces derniers puissent gagner en temps et en efficacité.
