Quelles étaient les difficultés de cette organisation ?
L’établissement de santé avait un intranet qui ne répondait plus aux besoins de ses utilisateurs en termes de fonctionnalités et d’usage.
Nombreuses procédures étaient rédigées et complétées sur papier, ce qui impliquait du temps pour recopier les informations et un risque d’erreur (voire de perte d’information). La diffusion des documents n’était pas optimale (notamment la difficulté à suivre qui a lu les procédures, etc.).
Ces tâches étaient chronophages et n’étaient pas valorisantes pour le personnel médical. Le digital a permis de régler ses difficultés et d’améliorer la satisfaction des patients et des employés.
Quelles solutions proposées par BlueKanGo pour résoudre le problème de la gestion documentaire de cet établissement ?
BlueKanGo a repris les documents existants, les a intégrés dans des modules qui répondent aux mêmes besoins mais de manière digitalisée. Cette démarche répond aux besoins existants. Des nouveaux besoins ont été identifiés puis mis en place des solutions. Concrètement, ça se traduit par les fonctionnalités suivantes :
- gestion documentaire : versions et historique des modifications (alertes en cas de modifications)
- gestion des audits : planification des audits, checklist, tableaux de bord dédié
- plan d’actions global ;
- gestion des checklists par thèmes : rondes de sécurité, ambulances, compétences du personnel, banque du sang, tabac, préparation des repas, gestion des médicaments, etc.
- gestion du dossier “médecin” : Évaluation de la performance clinique des médecins, polices d’assurances, diplômes, etc.
- gestion des indicateurs : définition et description des indicateurs ;
- gestion des événements indésirables par thèmes : événements indésirables, erreurs médicales, maltraitance, errance et fugue, chute; morbimortalité, escarres, etc.
- gestion de la satisfaction/réclamation patient : questionnaire de satisfaction et réclamations ;
- maintenance des équipements et installations : fiches par équipements, demandes d’interventions et indicateurs.
Quels résultats ont été constatés par les utilisateurs de la solution ?
La mise en place d’un logiciel unique pour tous les utilisateurs a permis de :
- Centraliser et réaliser des audits en temps réel, en éliminant à 100% la transcription des informations sur l’ordinateur (avec des grilles personnalisables et des checklists) ;
- Effectuer facilement la gestion des événements indésirables ;
- Digitaliser les procédures papier et bureautique ;
- Centraliser les fichiers dans une seule GED pour une plus grande maîtrise documentaire ;
- Gagner en temps et réduire l’emploi de papier dans la diffusion du contrôle documentaire auprès de leurs collaborateurs ;
- Centraliser la gestion de la satisfaction des patients, pour améliorer l’expérience des patients (et une meilleure réactivité).
Les utilisateurs apprécient d’avoir accès à l’ensemble des éléments sur une interface commune et facile à utiliser.
Conclusion
L’exemple de cet établissement de santé témoigne de la capacité de la solution à s’adapter à tous les besoins. La digitalisation contribue à garantir le maintien de l’activité et optimiser les procédures existantes. La solution est évolutive, l’établissement pourra facilement intégrer de nouvelles fonctionnalités selon ses nouveaux besoins, tout en bénéficiant de la mutualisation des données (une donnée saisie est disponible sur l’ensemble des autres modules). D’autres modules extérieures peuvent enrichir la plateforme par connexion API. Quelle que soit la taille de votre établissement et votre spécialité, le logiciel BlueKanGo s’intégrera facilement à votre organisation.
