La certification Qualiopi

La certification Qualiopi : Comment s’y prendre ?

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ? Est ce obligatoire d’avoir la certification ?

Pour rappel, Qualiopi est la nouvelle certification obligatoire pour bénéficier des fonds publics ou mutualisés dans le secteur de la  formation. 

Cette certification a pour but d’attester le respect des exigences de qualité du référentiel National Qualité. La date butoir pour obtenir le précieux sésame, est le 1er janvier 2022.

Qui est concerné par la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi est obligatoire pour les “Organismes Prestataires d’Actions Concourant au développement des Compétences” (les PAC ou OPAC) quel que soient leurs tailles (indépendant ou groupe de formation).

Leurs activités concernent :

• les actions de formation ;
• les bilans de compétences ;
• les validations des acquis de l’expérience (VAE) ;
• l’apprentissage (Centres de formations des apprentis – CFA).
  
  

Comment obtenir la certification ?

Le processus de certification Qualiopi implique un audit par un organisme certificateur qui sont des organismes privés, indépendants et accrédités par le COFRAC.

L’audit se déroule dans les locaux de l’organisme de formation sur une journée (en moyenne).

Elle implique de collecter et organiser rigoureusement de nombreux documents en amont (comme des preuves pour chaque indicateur), ce qui rend rapidement indispensable d’avoir recours à un logiciel pour s’y préparer (voire pour s’auto-évaluer).

Quels sont les critères Qualiopi ?

Lors de la visite de l’auditeur, 7 critères seront vérifiés :

• le centre de formation communique clairement sur son offre : le contenu, le déroulé, les indicateurs de résultats…
  
• la formation proposée est adaptable en fonction des besoins (parcours modulable)
  
• les apprenants sont accompagnés et suivis à chaque étape : le détail du parcours de formation au quotidien : les documents et services qui lui seront mis à disposition afin de le soutenir tout au long du parcours)
  
• l‘Eco-système favorable à la réussite de la formation : de nombreux documents à fournir concernant le lieu d’accueil, les équipes, le matériel, les ressources pédagogiques…
  
• la capacité du Centre de formation à former son équipe encadrante (« formation du centre de formation ») : tout le personnel (interne et externe) voire dans le cadre du processus recrutement
  
• la capacité du Centre de formation d’être à jour en terme légal, sur les évolutions de ses secteurs d’expertise, sur les innovations pédagogiques et technologiques, ainsi que l’accueil de public en situation d’handicap, de portage salarial ou de sous-traitance.
  
• la capacité à collecter et analyser les feedbacks dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue (collecte des retours des apprenants, des entreprises, des financeurs…)

Chez BlueKanGo, nous connaissons bien la certification Qualiopi. En effet, nous sommes certifiés Qualiopi, nous avons préparé et validé l’ensemble des critères. Nous accompagnons de nombreux Centres de formation dans cette démarche. L’application de BlueKanGo s’appuie sur notre expérience et celle de nos clients. N’hésitez pas à nous contacter pour planifier une démonstration :

A quoi sert l’application Qualiopi ? 

L’application Qualiopi a été conçue pour aider les organismes de formation concernés à gagner jusqu’à 50% de temps de préparation, sachant qu’on estime qu’il faut entre 3 et 6 mois de préparation sans cet outil. Mais aussi, à gagner en sérénité car vous êtes serein lors de l’audit : vous avez sous la main tous les éléments de preuve. Cette certification impose à l’organisme de formation une démarche d’amélioration continue des processus. C’est justement pour pérenniser la démarche que l’application prend du sens. Plusieurs outils vont permettre de mettre à jour la démarche en continue et d’impliquer toutes les personnes. Il y a des relances automatiques pour permettre de rester à jour. Ce qui est indispensable pour anticiper l’audit de surveillance prévu 18 mois après l’audit initial et les renouvellements.  Le système est toujours prêt, ce qui vous évite de longues heures de remise à jour des dossiers. 

Quelles sont les principales fonctionnalités ?

L’application Qualiopi couvre les 32 critères de la certification, soit par des outils de suivi, soit par des ressources documentaires. Dans les outils on trouve :

• le suivi des formateurs ;
• le suivi des sous traitants ;
• la gestion des absences ;
• les plans d’amélioration ;
• les enquêtes de satisfaction ;
• un module CRM qui permet de gérer les offres ;
• les conventions et les convocations ;
• une GED est disponible avec tous les modèles de documents. 

Qualiopi pré-remplis sont à la disposition de l’organisme de formation qui n’a plus qu’à adapter. Chaque démarche est unique.  Le module d’autoévaluation permet à l’organisme de formation de vérifier sa conformité par rapport aux critères et de permet de mettre en place le plan d’actions associé. Cet outil de suivi est essentiel pour s’assurer que les 17 critères majeurs sont bien respectés (dans le temps ). La certification Qualiopi implique un grand nombre d’acteurs (marketing, vente, après vente…). Tous les représentants ont accès à l’application dans une logique collaborative pour éviter des échanges de mails improductifs ou disperser des éléments de preuve. Les workflows sont très utiles pour automatiser le suivi. Bref, on passe en pilotage automatique de la démarche. C’est efficace grâce de la digitalisation de la certification.

Un accompagnement est-il nécessaire ?

Oui il est possible d’être accompagné. C’est aussi ce que je suggère généralement, en plus de l’application. C’est nécessaire pour la bonne appropriation de la qualité par l’organisme de formation. Egalement pour lancer la démarche, expliquer les critères et personnaliser la démarche qualité dans l’organisme. Chaque cas est unique et l’accompagnement permet de faire une véritable démarche sur mesure.  Gage de pérennité et d’efficacité. La qualité est au service du business! Il est possible d’aller plus loin en automatisant certaines informations avec le système existant ou encore avec d’autres applications dans le domaine de la Qualité comme le suivi réglementaire, la diffusion des documents, la signature électronique, la maintenance, les services généraux …tout est imaginable !

Vous souhaitez en savoir plus sur la certification Qualiopi ?

Logiciel pour accélérer la préparation à la certification de Qualiopi