Como responsable de calidad, la gestión de las no conformidades (NC) forma parte de su trabajo diario. Tiene que identificar las NC lo antes posible, independientemente de su origen (reglamentario, técnico, organizativo). La principal dificultad es la falta de tiempo y recursos para llevar a cabo su misión. Para ayudarle a gestionar eficazmente sus NC, he aquí los consejos de nuestra Ingeniera de Calidad y HSE: Gabriela Contreras.
¿Cuál es la definición de no conformidad?
Una no conformidad es un disfuncionamiento o una desviación que se produce durante una actividad o un proceso.
¿Cuáles son los tipos de no conformidades?
Existen 2 tipos de NC:
- NC «menor»: se trata de una avería fácilmente identificable que no tiene consecuencias importantes. Este tipo de NC puede resolverse rápidamente.
Por ejemplo: falta de actualización de la documentación, calibración incorrecta de una máquina, etc.
NC «mayor» (también llamada «crítica»): se trata de un mal funcionamiento difícil de identificar y que puede tener consecuencias importantes para la calidad del producto o del proceso en cuestión.
Ejemplos: expedición de productos no controlados, falta de etiquetado alergénico en un producto, etc.
No obstante, una disfunción puede identificarse como «NC menor» y evolucionar posteriormente y reclasificarse como «NC mayor».
¿Cómo detectar las no conformidades (las etapas)?
Para gestionar las no conformidades son necesarios varios pasos:
1 – Detectar y registrar la no conformidad
Una vez detectada, la NC debe registrarse rápidamente para limitar su impacto.
Se anima a todos los empleados a participar en este proceso de mejora continua.
2 – Aplicar rápidamente medidas correctivas
Se trata de eliminar o mitigar el riesgo en su origen para evitar que la situación empeore.
3 – Analizar las posibles causas
Se crea un grupo de trabajo específico, con los agentes afectados por la NC, para llevar a cabo un análisis de las posibles causas.
Para este análisis, se pueden utilizar métodos como los diagramas 5M, el QQOQCCP o el árbol de causas.
4 – Aplicar medidas correctivas
Para evitar que la NC vuelva a producirse, establecerá varias acciones, que asignará a los distintos pilotos. Es importante asegurarse de que cada piloto dispone de los medios y recursos necesarios para llevar a cabo las acciones correctivas.
5 – Acciones de seguimiento y mejora continua
Para garantizar la mejora continua del sistema y el seguimiento de las acciones previamente establecidas, es posible utilizar diversas herramientas como las auditorías internas y el establecimiento de cuadros de mando. El establecimiento de indicadores (KPI/KRI) permite medir el rendimiento global del sistema.
¿Cómo gestionar eficazmente las no conformidades?
Una solución dedicada se adapta a la realidad sobre el terreno: recogida y puesta en común de datos en tiempo real, aplicación y seguimiento de medidas correctoras… Usted limita el riesgo de error por utilizar un archivo en un formato incorrecto (o una versión incorrecta). También puede editar informes y formularios de declaración NC en formato PDF (o en Excel). El objetivo es ahorrar tiempo en la introducción de información, gracias a la centralización y el tratamiento automatizado de los datos.
Conclusión
La gestión de las NC es una tarea compleja y laboriosa para los responsables de calidad. La recogida y el tratamiento de la información pueden realizarse mediante una herramienta digital: las fichas de NC se rellenan directamente sobre el terreno, a través de un smartphone o una tableta, alertando al departamento de calidad en tiempo real.
Un plan de acción global centraliza todas las acciones lanzadas a partir de las fichas NC. De manera operativa, es posible asignar automáticamente acciones correctivas a cada piloto.
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