Como responsables de Calidad, PRL, HSE, SST, tienen que llevar a cabo auditorías periódicas para asegurarse de que los procesos y actividades de la organización funcionen correctamente. La principal dificultad es que a veces carecen de tiempo y recursos para llevar a cabo. Al mismo tiempo, tienen que asegurarse de que sus documentos y procedimientos se ajustan a los requisitos reglamentarios y normativos. Por tanto, la cantidad de datos que hay que analizar puede ser considerable, sobre todo si tiene varias certificaciones.
Para ayudarles en esta misión, aquí tienen los consejos de nuestra ingeniera de Calidad y HSE: Gabriela Contreras.
¿Cómo se define la auditoría interna?
Para entender por qué debe realizarse una auditoría interna, volvamos a su definición: una auditoría interna, o también conocida como auditoría de primera parte, es un proceso independiente cuyo objetivo es verificar el buen funcionamiento de la organización. Al mismo tiempo, el objetivo es verificar la conformidad del sistema, comparando los resultados obtenidos con las disposiciones previstas de antemano.
¿Cuál es el objetivo de una auditoría interna?
La auditoría interna tiene varias finalidades:
- autoevaluarse con vistas a una auditoría externa (por ejemplo, una auditoría de certificación): los requisitos de la matriz de autoevaluación se corresponden con los de los sistemas de referencia a los que se apunta.
- autoevaluarse en función de los requisitos de los procedimientos internos: se trata de supervisar el progreso y los resultados de la integración de los procedimientos definidos internamente.
- evaluarse en función de los requisitos de sus clientes y proveedores: los requisitos corresponden a los identificados por las partes interesadas en sus pliegos de condiciones.
Un software puede ayudarles a organizar sus autoevaluaciones, recopilar datos mediante la introducción automática en cuadrículas de auditoría y ajustar sus resultados a los requisitos de las normas (con exportación de los resultados en formato PDF o Excel).
¿Quién realiza la auditoría interna?
Por lo general, se asigna a uno o dos auditores (formados en la técnica de auditoría) la realización de la auditoría interna. Forman parte del personal de la empresa y dependen directamente de la dirección. Actúan de forma independiente y deben tener los conocimientos necesarios para realizar la auditoría. Están rodeados de las personas implicadas en la auditoría.
¿Cuáles son los principales indicadores?
Los indicadores varían en función del tema de la auditoría. No obstante, todas las auditorías abordarán:
- el índice de finalización de la auditoría
- la tasa de cobertura del alcance de la auditoría
- el índice de consecución de cada objetivo fijado
- el número y el nivel de cumplimiento de cada punto
- la técnica de auditoría: observación directa, revisión de la documentación, entrevistas con los responsables pertinentes
- la frecuencia de revisión de la auditoría
También pueden utilizarse encuestas de satisfacción y diversos indicadores de rendimiento en función del alcance de la auditoría.
Conclusión
La auditoría interna es una tarea esencial para cualquier organización. Para evitar que las auditorías lleven mucho tiempo, las herramientas específicas pueden facilitar la tarea de los departamentos de Calidad y HSE. Los módulos de autoevaluación y los análisis estadísticos en Power BI permiten autoevaluarse internamente y generar informes automatizados.
El objetivo es lograr el mayor índice posible de cobertura de las auditorías internas, para contribuir a la mejora continua dentro de la empresa.
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