Un gran grupo especializado en la recolección, molienda, el embotellado-etiquetado y la distribución de aceite de oliva pidió a BlueKanGo que le ayudará a optimizar sus procesos de calidad. Se trata de una organización certificada en normas fundamentales que son IFS (International Food Standard) y BRCS (British Retail Consortium). Se crearon aplicaciones específicas para facilitar el control de los procesos, la gestión de auditorías y otras actividades de seguimiento.
¿Cuáles fueron las dificultades de esta organización?
La empresa realizaba todo en papel, lo cual generaba retrasos en la producción, problemas de trazabilidad y dificultades a la hora de efectuar controles durante el proceso.
Muchos registros se escribían y cumplimentaban en papel, lo que suponía un riesgo de error o incluso de pérdida de información. La difusión de los documentos no era óptima, por ejemplo, con los registros en papel se deben hacer informes, los cuales debían contener los materiales auxiliares y otros productos, al no tener la información completa se generarán informes incompletos.
Las actividades de control requerían de mucho tiempo y generaban una presión en los colaboradores. Por esta razón, decidieron buscar una herramienta digital para resolver estos problemas y hacer más eficientes los procesos de control del equipo de calidad.
¿Qué soluciones ofrece BlueKanGo para optimizar los procesos de calidad?
BlueKanGo tomó los procesos existentes, sus documentos de control y los integró en aplicaciones que satisfacen las mismas necesidades de forma digitalizada. En concreto, esto se traduce en las siguientes funcionalidades:
- Gestión de control en proceso
- Gestión de no conformidades
- Gestión de documentos (GDE) : historial de versiones y modificaciones (alertas en caso de modificaciones)
- Gestión de auditorías: planificación de auditorías, lista de comprobación/checklist, cuadros de mando específicos
- Plan de acción global
- Gestión de indicadores: definición y descripción de indicadores
- Gestión de las buenas prácticas
¿Qué resultados han observado los usuarios de la solución?
La implantación de un único software para todos los usuarios ha permitido tomar fotos en tiempo real, en lugar de pegar las etiquetas como comprobante. Gracias a esto, tienen una muestra de cómo está el producto en cada hora de producción. En cuanto al tema de los defectos, si hay algún tipo de defecto, los responsables de calidad van anotándolos en la tablet para posteriormente de forma automática hacer un análisis de los mismos.
En cuanto a la gestión de los consumos, antes tenían que pasar por el responsable de producción para luego subirlo a SAP, ahora directamente el responsable de producción tiene su propio usuario en la plataforma, accede a la información que desde calidad se ha registrado y tiene en un clic separado por días y por turnos toda la documentación necesaria para dar de baja los materiales en SAP.
En resumen, la plataforma les ha permitido:
- Realizar fácilmente la gestión de consumibles
- Digitalizar todos los documentos en papel y de los procedimientos de oficina
- Centralizar los archivos en un único Gestor Electrónico de Documentos para un mayor control de los documentos
Los usuarios aprecian tener acceso a todos los elementos en una interfaz común y fácil de usar
Conclusión
Gracias a la digitalización solamente con un clic es posible tener un informe que se le enviará al cliente o se mostrará en las auditorías de calidad o en los procesos con nuevos clientes que van teniendo. En un solo clic tienen toda la documentación, con el logo y toda la información personalizada. Por otro lado, un proceso digitalizado facilita la ejecución de las acciones, ya que conocen en tiempo real el proceso de evolución de las reclamaciones y las no conformidades. De forma automática se gestionan informes y se generan alertas a los responsables de cada departamento.
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